2.14.1. Служебные письма Роспатента готовятся как:
- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
- информация о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роспатента;
- исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роспатента;
- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
- ответы на запросы различных юридических и физических лиц;
- инициативные предложения.
2.14.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках (Приложение N 10) или на бланках должностных лиц (Приложения N 11 - 12) и, кроме реквизитов бланка, содержат следующие реквизиты:
В состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем, могут входить:
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
визы;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Роспатента, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности"
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись"
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Роспатента, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.14.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководителя по исполнению документа. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями руководителя по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.14.4. К служебным письмам составляется реквизит "наименование документа" (заголовок текста), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма над текстом и "С уважением," - в заключительной части письма перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
2.14.5. Текст письма излагается:
от 3-го лица единственного числа: "Роспатент считает...";
от 1-го лица множественного числа "Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект...";
от 1-го лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица: "прошу...", "направляю..."
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.14.6. Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и в должностных регламентах, утверждаемых руководителем Роспатента, или приказом.