6.1. Экспертиза ценности документов
6.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.1.2. Экспертиза ценности документов в Роспатенте проводится при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче на постоянное хранение.
6.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роспатенте создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).
6.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Роспатента. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
6.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Роспатента непосредственно работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством Службы ДОУ Роспатента.
6.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Роспатента; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
6.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роспатента путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роспатента.
6.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
6.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
6.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
6.1.11. В Роспатенте в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников Службы ДОУ. По этим описям документы сдаются ответственному за архивное хранение документов Роспатента (архив Роспатента).
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Роспатента, которую готовит архив Роспатента и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
6.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 18) и представляются в Службу ДОУ ответственному за архивное хранение документов Роспатента не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
6.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
6.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
6.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
6.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается со Службой ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.
6.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роспатента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
6.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 19) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Роспатента одновременно. Согласованные ЦЭК Роспатента акты утверждаются руководителем Роспатента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого Роспатент имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
6.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Роспатента. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.