3.11. Работа исполнителей с документами
Организация работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов Руководителя, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц.
3.11.1. Документы поступают в структурные подразделения непосредственно после регистрации.
3.11.2. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа, его оформление;
согласование проекта документа;
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
представление на подпись (утверждение) руководству Службы или руководству структурных подразделений;
определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;
подготовка к пересылке адресату.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки, на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.
3.11.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал во времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.11.4. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (структурным подразделениям), ответственным исполнителем является исполнитель (структурное подразделение), определенный в указаниях по исполнению документа первым. Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством структурного подразделения. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.
3.11.5. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Службы подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих структурных подразделений - соисполнителей.
3.11.6. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Службы с перечислением неурегулированных разногласий.
3.11.7. Документы за подписью заместителя Руководителя передаются исполнителем в секретариат заместителя Руководителя. Секретариатом заместителя Руководителя до передачи документов на подпись заместителю Руководителя проверяется правильность оформления документов, наличие виз структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа.
3.11.8. Документы, представляемые на подпись руководству Службы, не содержащие поручения (основания) либо с нарушением сроков исполнения, представляются со служебной запиской, подписанной начальником структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем.
3.11.9. Документы представляются на подпись Руководителю с визой уполномоченного сотрудника отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий - корректора.
3.11.10. Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, подлежат регистрации и отправке из Службы только при наличии соответствующего решения Руководителя.
3.11.11. Документы, представляемые Руководителю, заместителям Руководителя, помещаются в мягкую обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовой для Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий).
3.11.12. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства структурного подразделения обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю. При передаче документов делается соответствующая отметка.
3.11.13. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.