3.13. Поисковая система по документам
3.13.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация документов осуществляется в СЭДО.
3.13.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются в Службе один раз.
3.13.3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, в отдельных случаях - в структурных подразделениях в соответствии с их полномочиями.
3.13.4. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки СЭДО, где указаны основные реквизиты документа или указания по исполнению документа. При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: вид документа, дата принятия, номер документа, содержание (любое слово или фраза) и т.п.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.