3.1.3. Исключение Документов государственного фонда данных из государственного фонда данных и их уничтожение
Исключение Документов государственного фонда данных из государственного фонда данных для их последующего уничтожения производится сотрудниками Управления или Подразделения совместно с экспертной комиссией.
Основаниями исключения Документов государственного фонда данных из фонда данных для их последующего уничтожения могут являться:
наличие избыточного количества копий Документов государственного фонда данных;
физическое состояние Документов государственного фонда данных.
Наличие копий Документов государственного фонда данных или дефектов, ухудшающих физическое состояние Документа государственного фонда данных, не влечет за собой автоматического их исключения из фонда данных.
Ценность Документов государственного фонда данных определяется экспертной комиссией на основании критериев их ценности в целях определения дальнейшего хранения Документов государственного фонда данных, целесообразности передачи их на постоянное хранение или уничтожение.
К критериям ценности относятся:
время создания Документа государственного фонда данных;
значимость информации Документа государственного фонда данных (практическое назначение, уникальность, типичность, востребованность);
значимость явления, отраженного в Документе государственного фонда данных;
вид Документа государственного фонда данных;
подлинность Документа государственного фонда данных;
физическое состояние Документа государственного фонда данных.
Не допускается отбор Документов государственного фонда данных для уничтожения только на основании их заголовков (названий).
По результатам работы сотрудниками Управления или Подразделения, отвечающими за ведение государственного фонда данных совместно с экспертной комиссией, составляются акты о выделении к уничтожению Документов государственного фонда данных, не подлежащих дальнейшему хранению, по форме, приведенной в приложении N 8.
Акты утверждаются руководителем Управления или Подразделения после утверждения протоколов экспертных комиссий.
После утверждения актов о выделении к уничтожению Документов государственного фонда данных, не подлежащих хранению, Документы государственного фонда данных, подлежащие уничтожению, снимаются с учета. Для этого сотрудником (сотрудниками) Управления или Подразделения, отвечающим (отвечающими) за ведение государственного фонда данных, вносятся соответствующие пометки в учетные документы, в частности:
в книгах учета красным цветом вычеркиваются соответствующие регистрационные записи и делаются в графе "примечание" пометки - "уничтожен", номер акта и дата его утверждения;
в карточке учета красным цветом знаком (x) перечеркивается карточка, проставляется номер акта и дата его утверждения с указанием должности, подписи, даты и расшифровки подписи лица, внесшего изменения в карточку.
Документы государственного фонда данных, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Утилизация Документов государственного фонда данных осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности Документов государственного фонда данных.