3.1.5. Инвентаризация Документов государственного фонда данных
Инвентаризация Документов государственного фонда данных, выполняемая силами сотрудников Управления или Подразделения, отвечающих за ведение государственного фонда данных, подразделяется на первичную и периодическую.
Периодическая инвентаризация проводится один раз в три года. В ходе проведения периодической инвентаризации устанавливаются:
своевременность и полнота комплектования государственного фонда данных Документами государственного фонда данных;
своевременность и правильность учета Документов государственного фонда данных;
обеспечение сохранности Документов государственного фонда данных;
работоспособность информационно-справочного аппарата поиска Документов государственного фонда данных;
правильность использования хранящихся Документов государственного фонда данных.
В ходе периодической инвентаризации проверяются условия хранения Документов государственного фонда данных, их качественное состояние, определяется перечень необходимых мероприятий по восстановлению Документов государственного фонда данных, фиксируется устранение нарушений, выявленных в ходе предыдущей инвентаризации. Информация о текущем состоянии государственного фонда данных подготавливается сотрудниками Управления или Подразделения, отвечающими за ведение государственного фонда данных, и направляется в вышестоящую организацию по форме, приведенной в приложении N 11.
Первичная инвентаризация Документов государственного фонда данных проводится сотрудниками Управления или Подразделения, отвечающими за ведение государственного фонда данных, в соответствии с решением руководителя Управления или Подразделения.
При проведении первичной инвентаризации учет Документов государственного фонда данных осуществляется аналогично учету, который проводится по вновь поступающим документам в государственный фонд данных. По каждому неучтенному Документу государственного фонда данных сначала делается запись в инвентарной книге учета и регистрации Документов государственного фонда данных, а затем составляется карточка учета Документов государственного фонда данных с помощью специального программного средства по учету Документов государственного фонда данных, принятого в Роснедвижимости.
Карточка учета составляется на каждую выявленную в ходе инвентаризации единицу регистрации (отчет, папку, альбом, карту, план, другой отдельный или комплексный документ), представленную в текстовой и-или графической форме, с указанием количества страниц для текстовой части и листов планово-картографического материала - для графической части.
Единицей регистрации Документов государственного фонда данных в электронном виде является дискета (диск) или пакет дискет (дисков) с указанием их количества и содержащихся в них документов.
В случае учета отдельных картографических фотодокументов и документов на пленке (лавсане, кальке) учет ведется по количеству листов или рулонов самостоятельных единичных кадров.
Отдельные карточки учета заводятся на изготовленные дубликаты и копии, полностью и частично воспроизводящие содержание основного Документа государственного фонда данных.
При проведении первичной инвентаризации Документов государственного фонда данных фиксируются сведения об условиях хранения землеустроительной документации, ее качественном состоянии и необходимых мероприятиях по ее восстановлению. Данные отражаются по форме, приведенной в приложении N 11.