VIII. Организация подготовки и проведения
> совещаний у Министра по отдельным направлениям
> деятельности Министерства
8.1. Совещания у Министра по отдельным направлениям деятельности Министерства проводятся в установленные Министром сроки.
8.2. Состав участников совещания определяется Министром либо директором Департамента, ответственным за подготовку совещания у Министра.
8.3. Подготовку совещаний у Министра осуществляют заместители Министра или структурные подразделения Министерства по профилю проводимого совещания.
8.4. Заместитель Министра или руководитель структурного подразделения Министерства, ответственный за подготовку и проведение совещания у Министра, не позднее чем за 2 рабочих дня до даты проведения совещания у Министра обеспечивает направление в Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, полного пакета следующих документов:
порядок проведения совещания у Министра;
повестка совещания у Министра;
список лиц, приглашенных на совещание у Министра;
справка по вопросам повестки дня совещания у Министра;
проект нормативного правового акта, закона, соглашения, договора (если предполагается его рассмотрение);
проект протокольного решения и (или) итогового документа (если предполагается его принятие).
8.5. Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, не позднее 16 часов дня накануне даты проведения совещания направляет полный пакет документов, необходимых для проведения совещания, помощникам (советникам) Министра.
8.6. Приглашение, регистрацию и размещение в зале участников совещания у Министра, а также направление помощникам Министра списка зарегистрированных участников совещания осуществляет заместитель Министра или руководитель структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку и проведение совещания у Министра.
8.7. Подготовку протокола совещания у Министра осуществляет структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку и проведение совещания у Министра.
В случае проведения заседания консультативного или совещательного органа, созданного Министром, подготовку протокола осуществляет ответственный секретарь консультативного (совещательного) органа, а в случае его отсутствия - соответствующий профильный департамент и направляет его на согласование помощникам Министра.
8.8. Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, совместно с заместителем Министра или структурным подразделением Министерства, ответственным за подготовку и проведение совещания у Министра, обеспечивает готовность зала к проведению совещания, в том числе использование и размещение в зале государственной символики, обеспечение средствами усиления звука и записи, изготовление табличек для участников совещания, а также использование мультимедийного сопровождения (в случае необходимости).
8.9. Заместитель Министра или структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку и проведение совещания у Министра, за 1 рабочий день до даты проведения совещания информирует помощника Министра, ответственного за взаимодействие со средствами массовой информации, о предстоящем совещании.
8.10. При назначении Министром экстренных совещаний для рассмотрения вопросов, не включенных в план работы на неделю и требующих незамедлительного решения, заместитель Министра или структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку совещания у Министра, не позднее чем за 3 часа информирует о готовящемся совещании Помощников Министра, Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, и направляет документы, указанные в пункте 8.4 настоящего Регламента, в Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства и Помощникам Министра.