36. Порядок работы сотрудников арбитражного суда в системе автоматизации делопроизводства арбитражного суда (САД)
36.1. Функции, выполняемые сотрудниками суда (далее - пользователи) в процессе работы в САД:
Администратор - сотрудник отдела информатизации суда, прошедший соответствующий курс обучения администрированию САД, выполняет функции по настройке отчетов, запросов, папок; настройке и поддержанию в актуальном состоянии справочников; управлению настройками пользователей; технической поддержке пользователей; резервированию информации; восстановлению САД в случае сбоев.
Регистратор - сотрудник подразделения делопроизводства суда, ответственный за регистрацию входящей корреспонденции непроцессуального характера, осуществляет регистрацию документов в САД, сканирование документов, ведение журнала передачи документов.
Руководитель суда (помощники руководителя суда) и руководители структурных подразделений суда (секретари) осуществляют подготовку и утверждение проектов резолюций в системе, наложение корневой резолюции в САД; постановку на контроль, наложение отметок изменения и исполнения резолюции в САД; ведение журнала передачи документов; контроль исполнительской дисциплины, согласование документов.
Ответственный за делопроизводство подразделения суда - работник аппарата суда - осуществляет регистрацию исходящих-внутренних документов во исполнение резолюций и инициативных документов, сканирование документов, наложение резолюции руководства структурного подразделения, ведение журнала передачи документов, списание документов в дело по резолюции руководства структурного подразделения.
Контролер - работник аппарата суда, на которого возложена функция по контролю за исполнительской дисциплиной, осуществляет контроль исполнения поручений руководства суда, снятие поручений с контроля, изменение сроков, проставление отметки в системе факта отправки поручений на доработку, получение статистики по исполнению поручений, формирование отчета о ходе выполнения контрольных поручений.
Исполнитель - работник аппарата суда, который производит подготовку исходящих-внутренних документов во исполнение резолюций и инициативных документов; проставляет отметку об исполнении поручения в САД, осуществляет отправку проекта документа на согласование.
Согласующее лицо осуществляет согласование проектов исходящих и внутренних документов.
Несколько функций по работе в САД могут возлагаться на одного сотрудника суда.
36.2. Порядок регистрации входящих документов и доведения поручения по резолюции до уровня подразделений.
36.2.1. Регистрация входящих документов.
Регистратор выполняет регистрацию входящих документов, в том числе и жалоб на действия судей, в САД следующим образом:
- получает входящий документ на регистрацию;
- регистрирует документ в регистрационной карточке (далее - РК) САД;
- связывает (исходя из текста поступившего документа) РК регистрируемого документа с ранее зарегистрированной РК документа в САД по одноименным вопросам (если в документе не отражена информация о том, что данный документ является ответом или поступил в дополнение к документу, то установление связи с данной РК регистратором не осуществляется):
- распечатывает штамп и-или штрих-код из САД на первом листе бумажного экземпляра документа из РК документа. Если листы документа имеют нестандартный формат либо если возможность распечатки штампа не предусмотрена системой, регистратор ставит печать вручную;
- выполняет процедуру сканирования документа в САД. Сканированию подлежат все документы, за исключением документов ДСП и документов, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну;
- выполняет передачу документов руководству суда или лицу, которому предназначается данный документ.
36.2.2. Руководством суда и-или руководителями структурного подразделения суда производится наложение резолюции на полученный от регистратора документ.
Проект резолюции должен быть подготовлен в САД секретарем (секретариатом) руководителя суда и передан ему на подписание.
Бумажный экземпляр документа с подписанной руководством бумажной резолюцией передается ответственному за делопроизводство структурного подразделения исполнителя-исполнителю, соисполнители не получают бумажной копии документа, а могут воспользоваться электронным образом документа, прикрепленным к РК документа.
36.3. Подготовка и согласование внутренних-исходящих документов. Регистрация внутренних-исходящих документов.
36.3.1. Подготовка и согласование внутренних-исходящих документов во исполнение поручения.
Исполнитель в структурном подразделении подготавливает документ во исполнение поручения следующим образом:
- находит задание по резолюции в САД в папке поручений по резолюциям;
- создает РК внутреннего-исходящего документа во исполнение поручения по РК входящего-внутреннего документа;
- прикрепляет шаблон проекта документа в электронном виде к РК внутреннего-исходящего документа. Шаблоны проектов документов создаются в САД Администратором системы;
- добавляет визирующих лиц;
- создает маршрут согласования документов (последовательный или параллельный);
- отправляет документ на согласование.
Согласующие лица выполняют действия по согласованию документов в САД.
При возврате документа на доработку исполнитель создает новую версию файла документа, вносит в него необходимые изменения, формирует новый маршрут согласования и отправляет документ на повторное согласование.
После положительного электронного согласования документа исполнитель распечатывает из САД бумажный экземпляр документа, получает визы и подпись на бумажном экземпляре документа.
Допускается возможность традиционного согласования бумажного экземпляра документа. В этом случае после получения виз на одном бумажном экземпляре документа и подписи на втором бумажном экземпляре документа исполнитель указывает в РК документа визирующих лиц и вводит в РК отметки о визировании документа.
Подписанный зарегистрированный бумажный экземпляр документа отправляется адресату документа, завизированный бумажный экземпляр документа подшивается в дело.
36.3.2. Подготовка и согласование внутренних-исходящих документов в инициативном порядке.
Исполнитель в структурном подразделении подготавливает документ в инициативном порядке следующим образом:
- создает РК внутреннего-исходящего документа в инициативном порядке;
- прикрепляет проект электронного документа к РК внутреннего-исходящего документа;
- добавляет визирующих лиц;
- создает маршрут согласования документов (последовательный или параллельный);
- отправляет документ на согласование.
Согласующее лицо выполняет действия по согласованию документов в САД.
При возврате документа на доработку создается новая версия электронного документа, в нее вносятся необходимые изменения, формируется новый маршрут согласования и документ отправляется на повторное согласование.
После положительного электронного согласования документа исполнитель распечатывает из САД бумажный экземпляр документа, получает визы и подпись на бумажном экземпляре документа.
Допускается возможность традиционного согласования бумажного экземпляра документа. В этом случае после получения виз и подписи на бумажном экземпляре документа, исполнитель указывает на РК документа визирующих лиц и вводит в РК отметки о визировании документа.
Исполнитель передает подписанный бумажный экземпляр документа для завершения регистрации работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или регистратору (если исполнитель не работает в САД, то его функции по подготовке и согласованию РК инициативных документов возлагаются на работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении).
36.3.3. Регистрация внутренних-исходящих документов.
Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении или Регистратор завершает регистрацию внутренних-исходящих документов:
- получает от Исполнителя экземпляры документов на бумажном носителе с визами и подписью с указанным временным номером документа;
- находит РК документа по временному номеру;
- проверяет корректность заполнения реквизитов РК;
- делает отметку в РК о завершении визирования документа;
- присваивает РК постоянный регистрационный номер;
- отмечает факт передачи бумажного экземпляра документа, используя журнал передачи РК;
- распечатывает штамп и-или штрих-код из САД на первом листе бумажного экземпляра документа из РК документа. Если такая возможность в САД отсутствует, то номер и дата документа проставляются вручную;
- передает бумажный экземпляр документа адресату.
36.4. Правила присвоения регистрационным карточкам документов регистрационных номеров.
Регистратор присваивает регистрационный номер следующим документам:
- входящие документы и жалобы;
- исходящие документы за подписью руководства суда;
- ответы на жалобы на действия судей за подписью руководства суда;
- приказы и распоряжения.
Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении присваивает регистрационные номера следующим документам:
- внутренние документы;
- исходящие документы за подписью руководителя структурного подразделения.
36.5. Контроль исполнительской дисциплины.
Помощник руководителя суда ставит на контроль необходимый входящий или внутренний документы.
Контролер контролирует исполнение поручений руководства суда следующим образом:
- анализирует контрольные поручения;
- снимает поручения с контроля;
- отмечает в системе факт отправки документа на доработку, если задание исполнено Исполнителем не полностью;
- заполняет поле, отражающее ход исполнения для неисполненных поручений;
- получает статистику по исполнению поручений, формирует соответствующие отчеты.
36.6. Порядок списания документов "В дело" по номенклатуре.
Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении списывает документы "В дело" по номенклатуре в структурном подразделении следующим образом:
- получает оригинал документа с резолюцией руководства на списание "В дело";
- находит РК документа по номеру, указанному на оригинале документа;
- делает отметку о списании "В дело" в РК документа и вносит информацию о списании документа "В дело" с указанием номера номенклатурного дела.
36.7. Распределение ответственности пользователей САД.
Если задание поступило исполнителю до 14 часов, то это задание должно быть принято в работу в САД в течение текущего рабочего дня. Если задание поступило исполнителю после 14 часов, то это задание должно быть принято в работу в САД не позднее следующего рабочего дня.
Ответственность за отсутствие прикрепленного файла у зарегистрированных РК входящих, исходящих и внутренних документов возлагается на регистратора, присвоившего документу постоянный регистрационный номер.
Ответственность за несоответствие файла, прикрепленного к РК документа, бумажному экземпляру документа несет ответственный за делопроизводство в структурном подразделении.
Руководители структурных подразделений несут личную ответственность за организацию контроля и состояние исполнительской дисциплины в подотчетном структурном подразделении.
Пользователи, осуществляющие наложение резолюций, несут личную ответственность за соблюдение сроков наложения резолюций, а также за выполнение действий по работе с резолюциями в САД.
Руководитель структурного подразделения в случае отсутствия на рабочем месте (отпуска, болезни, командировки и т.п.) информирует Администратора САД о заместителе, исполняющем его обязанности на период отсутствия.