39. Организация проведения экспертизы ценности документов
39.1. Экспертиза ценности документов - это изучение дел и документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное, долговременное хранение (свыше 10 лет) или уничтожение.
39.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в ВАС РФ - Центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Председателем комиссии, как правило, назначается заместитель председателя суда, курирующий вопросы делопроизводства и архивного дела. Экспертная комиссия создается приказом арбитражного суда, в нее включаются наиболее опытные и квалифицированные работники судебных составов, структурных подразделений, а также специалисты архива.
Экспертиза ценности и определение сроков хранения документов проводятся на основе:
Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного приказом от 25.08.2010 N 558 Министерства культуры Российской Федерации и зарегистрированного 08.09.2010 N 18380 Минюстом России;
Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и арбитражных судов с указанием сроков хранения, утвержденного приказом ВАС РФ.
39.3. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения или уничтожения;
рассмотрение проектов сводных номенклатур дел суда, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, судебных дел с постоянным сроком хранения и вынесение решений о представлении их на утверждение (согласование) ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению в архиве суда;
подготовка и вынесение на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда РФ (ЦЭК ВАС РФ) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и об определении сроков хранения документов и дел, не предусмотренных "Перечнем типовых архивных документов"
39.4. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости (но не реже двух раз в год). Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения протокола председателем суда.
Протоколы ЭК, содержащие решения о согласовании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, утверждаются председателем суда только после их рассмотрения и утверждения экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
Сводная номенклатура дел суда представляется на согласование с ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, как правило, один раз в пять лет.
39.5. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения Перечня осуществляют Центральная Экспертная комиссия Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Государственный архив Российской Федерации и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
39.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Правилами работы архивов арбитражных судов, утверждаемыми приказом ВАС РФ.