1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федеральной службы по интеллектуальной собственности (далее - Роспатент).
1.3. Роспатент организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Регламента Роспатента, утвержденного Приказом Роспатента от 24 марта 2011 г. N 29 (далее - Регламент Роспатента), и настоящей Инструкции.
1.4. Положения данной Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с использованием Системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений Роспатента (далее - СЭДКП).
1.5. Положения данной Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.
Порядок изготовления, учета, хранения и контроля использования печатей и штампов регламентируется специальным приказом Роспатента.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Роспатенте осуществляет отдел государственной службы и кадров, на который возложены функции по документационному обеспечению управления Роспатента (далее - Служба ДОУ).
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Роспатента возлагается на их руководителей.
1.8. В структурных подразделениях назначаются работники, ответственные за делопроизводство, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление государственных служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.
1.9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.
При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
При смене руководителя структурного подразделения Роспатента в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние исполнения документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.
1.10. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела независимо от сроков их хранения, оформляют для последующей передачи их по указанию руководства Роспатента в другие подразделения или работнику Службы ДОУ, ответственному за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Роспатента.
1.11. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается Регламентом Роспатента.
1.12. Работники структурных подразделений Роспатента несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.
В случае утраты документов исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения, который назначает служебную проверку. Результаты проверки доводятся до сведения Службы ДОУ и руководства Роспатента.
1.13. Изменения, вносимые в Инструкцию, утверждаются приказом Роспатента после согласования с Федеральным архивным агентством.