3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в Роспатент на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками Службы ДОУ Роспатента.
Документы, поступившие в Роспатент в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
3.3.2. Документы, адресованные руководству Роспатента, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются работниками Службы ДОУ Роспатента.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Роспатента и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Результатом предварительного рассмотрения документов должно быть направление документа руководителю Роспатента или заместителям руководителя на вынесение указания по исполнению документа в соответствии с установленным в Роспатенте распределением обязанностей между руководителем Роспатента, его заместителями и иными должностными лицами.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.
Рассмотренные руководством Роспатента документы возвращаются в Службу ДОУ для передачи исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документа.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями и подведомственными учреждениями, направляется головному исполнителю. Если соисполнителем является подведомственное учреждение, ему передается копия документа.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, передаются на рассмотрение руководству Роспатента, а затем на исполнение в структурное подразделение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Роспатент, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для документов, поступающих в Роспатент на бумажном носителе.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Роспатента, осуществляется Службой ДОУ.