3.4.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе осуществляется Службой ДОУ с использованием СЭДКП в электронной регистрационной карточке (далее - ЭРК), фиксирующей факт создания, отправления или получения документа.
3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые (в том числе внутренние) и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3.4.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
3.4.4. Регистрация документов производится в пределах выделенных в Роспатенте документопотоков: поступающие документы (входящие); отправляемые документы (исходящие); внутренние документы. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан и письма, касающиеся возврата и зачета патентных и иных пошлин, а также документы, касающиеся международного сотрудничества, по согласованному со Службой ДОУ перечню.
Документы, касающиеся международного сотрудничества, по согласованному со Службой ДОУ перечню регистрируются непосредственно в структурном подразделении Роспатента, на которое возложены функции по международному сотрудничеству.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Роспатента по основной деятельности, служебная переписка, обращения граждан.
Приказы по вопросам государственной службы и кадров, в том числе приказы о командировании, в СЭДКП не регистрируются.
3.4.5. Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, который присваивается СЭДКП автоматически.
На документе, полученном на бумажном носителе, в нижнем правом углу первого листа подлинника документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления, входящего регистрационного номера документа и количества листов. Документ сканируется и его электронный образ прикрепляется к ЭРК.
Подлинник документа в зависимости от сроков хранения и вида документа хранится либо в Службе ДОУ, либо в структурном подразделении Роспатента, куда он поступил на исполнение, и по завершении работы с документом списывается в дело и передается в архив в установленном порядке.
3.4.6. В перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭДКП Роспатента, входят:
Адресант
Адресат
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
Вид документа
Дата документа
Номер документа
Дата поступления документа
Входящий номер документа
Ссылка на исходящий номер и дату документа
Наименование текста
Индекс дела
Сведения о переадресации документа
Количество листов основного документа
Количество приложений
Общее количество листов приложений
Указания по исполнению документа
Должность, фамилия и инициалы исполнителя
Отметка о конфиденциальности.
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова, статус документа (проект, версия), вид передачи документа (электронной почтой, почтой, факсом и т.д.) и др.
3.4.7. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.