3.6. Организация обработки и передачи
> отправляемых документов
3.6.1. Документы, отправляемые Роспатентом, передаются почтовой и электронной связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой ДОУ в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка бумажных оригиналов документов, преданных по каналам электронной связи, осуществляется в установленном порядке.
3.6.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требования Инструкции, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Роспатента (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.
Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись руководству Роспатента исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости - работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.