Служебные записки, создаваемые в Службе, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между департаментами, должностными лицами.
В служебных записках в произвольной форме машинописным способом излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Службы.
Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 2.5.6 настоящей Инструкции.
Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
Служебная записка подписывается руководителем структурного подразделения или составителем.
Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - исполнителя.
При направлении информации одновременно адресатам внутри Службы и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.