4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Службе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
4.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и выше) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.
4.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих документов), утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, сводной номенклатурой дел Службы.
При составлении номенклатуры дел структурного подразделения Службы (приложение N 25) изучаются документы, образующиеся в его деятельности, их виды, состав и содержание.
4.1.4. Номенклатура дел Службы (приложение N 26) утверждается приказом Службы.
Электронная версия номенклатуры дел каждого структурного подразделения направляется в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий для свода и подготовки проекта приказа.
4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение, а также структурное подразделение, в котором произошли изменения структуры, обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
4.1.6. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
4.1.7. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в Управление административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий вместе с номенклатурой дел на следующий календарный год.
4.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений Службы являются названия отделов, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
4.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и др.).
4.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
Графа 1 (индекс дела).
В этой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера отдела согласно структуре структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы (порядковые номера заголовков по номенклатуре) для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индексы сохраняются.
Графа 2 (заголовок дела).
В эту графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.
Например: |
Приказы Росаккредитации по основной деятельности |
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название Службы или структурного подразделения (автора документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела;
указание на содержание копии документов в деле.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: |
Документы по ведению переговоров с представителями иностранных государств о заключении соглашений (предложения, справки, информация и др.) |
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.
Например: |
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий |
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например: |
Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по финансовым вопросам |
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например: |
Годовой бюджетный отчет по центральному аппарату |
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается - "Копии"
Например: |
Приказы по личному составу. Копии |
Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается (соглашения, протоколы, приказы, контракты).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы службы и др.).
Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.
Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих документов.
Графа 3 (количество дел, томов).
В этой графе по окончании календарного года сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, указывается количество заведенных дел (томов).
Графа 4 (срок хранения).
В этой графе указываются сроки хранения дел, номера статей по Перечню типовых управленческих документов или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения.
Графа 5 (примечание).
В этой графе указываются название Перечня типовых управленческих документов, использованного при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о местонахождении подлинных документов, о переходящих делах (например, Дело, переходящее с 2007 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
4.1.11. На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий составляет сводную номенклатуру дел Службы. Сводная номенклатура дел один раз в пять лет рассматривается и согласовывается на заседании Центральной экспертной комиссии Службы (ЦЭК), затем направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ) и утверждается руководством Службы.
4.1.12. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
4.1.13. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Службы. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.
4.1.14. Сводная номенклатура дел печатается в 2-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры является документом постоянного срока хранения, включается в номенклатуру дел Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий в разделе отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. Второй направляется в ГА РФ.
4.1.15. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
4.1.16. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с ГА РФ в случае коренных изменений функций и структуры Службы.