4.5. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Службы являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (10 лет и выше) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Службе создан отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
4.5.1. В отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологии передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (10 лет и выше) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
4.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (10 лет и выше) хранения согласно номенклатуре дел структурного подразделения передаются на основании описи дел, составленной по форме согласно приложению N 30, в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий не позднее чем через два года после их завершения в текущем делопроизводстве.
4.5.3 Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
4.5.4. Передача дел в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий и утвержденному начальником Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
4.5.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий сотрудником указанного отдела предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
4.5.6. Прием дел производится сотрудником отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника и начальника отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, принявших дела, и подпись лица, передавшего дела.
4.5.7. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив.
4.5.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Согласовано
> Руководитель Федерального
> архивного агентства
> А.Н.АРТИЗОВ
> "__" _______ 2014 г.