3.1.1. Прием документов в государственный фонд данных и их учет
Документы, переданные в государственный фонд данных, поступают в соответствующее Управление или Подразделение, где производится учет поступающих документов.
Документы государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, приведенные в приложении N 1, подлежат учету.
Учет поступающих документов в государственный фонд данных осуществляется в следующих учетных документах:
1) инвентарные книги учета и регистрации Документов государственного фонда данных (далее - книга учета);
2) карточки учета Документов государственного фонда данных.
По каждому документу, переданному в государственный фонд данных, делается запись в книге учета, составленной по форме, приведенной в приложении N 7. Одновременно определяется место хранения Документа государственного фонда данных.
Книги учета предназначены для учета и поиска нужных документов в государственном фонде данных, улучшения внутренней организации работы Управления или Подразделения.
Книги учета должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью Подразделения. Каждая книга учета получает свой инвентарный номер, который присваивается в порядке возрастания номеров по мере заполнения старой и заведения новой книги учета. При этом учет Документов государственного фонда данных с грифом СС, С, ДСП и О ведется в отдельных книгах учета, к номерам которых через знак тире (-) присоединяется соответственно:
СС - для Документов государственного фонда данных, относящихся к категории совершенно секретно;
С - для Документов государственного фонда данных, относящихся к категории секретно;
ДСП - для Документов государственного фонда данных, относящихся к категории ограниченного пользования;
О - для Документов государственного фонда данных открытого доступа, например, 12-О.
По каждому Документу государственного фонда данных, зарегистрированному в книге учета, составляется карточка учета документов фонда данных (далее - карточка учета), в которой Документу государственного фонда данных присваивается инвентарный номер. Инвентарный номер формируется из номера книги учета, разделителя в виде знака косой черты (-) и номера по порядку в данной книге учета.
Составление карточек учета проводится с помощью специального программного средства по учету Документов государственного фонда данных, принятого в Роснедвижимости.
Карточка учета распечатывается и подписывается председателем экспертной комиссии и большинством членов экспертной комиссии.
Документ государственного фонда данных считается учтенным, когда запись о нем внесена в книгу учета и на него оформлена карточка учета.