3.1.6. Порядок ведения базы метаданных государственного фонда данных
Результаты учета Документов государственного фонда данных Управления или Подразделения периодически передают в электронной форме администратору базы метаданных, определенному Роснедвижимостью.
По мере поступления документов в государственный фонд данных и заполнения на них учетных карточек автоматически формируются отчеты в установленном формате, которые по электронной почте в конце каждого рабочего дня Управлениями или Подразделениями передаются администратору базы метаданных.
При отсутствии электронной почты Управления или Подразделения передают отчеты на дисках в установленное администратором базы метаданных время, но не реже одного раза в месяц.
Результаты инвентаризации Документов государственного фонда данных передаются по мере ее завершения в электронном виде. Время передачи Управления или Подразделения согласовывают с администратором базы метаданных.
Отчеты об исключенных Документах государственного фонда данных из Управления или Подразделения передаются администратору базы метаданных в электронном виде по мере исключения Документов государственного фонда данных. Время передачи Управления или Подразделения согласовывают с администратором базы метаданных. Отчеты об исключенных Документах государственного фонда данных из государственного фонда данных подразделяются на:
отчет об уничтоженных Документах государственного фонда данных;
отчет о Документах государственного фонда данных, переданных в другие государственные фонды данных.
Отчет в распечатанном виде подписывается руководителем Управления или Подразделения.
Отчет об уничтоженных Документах государственного фонда данных должен содержать информацию по каждому Документу государственного фонда данных следующие однозначно идентифицирующие его сведения:
1) информацию об Управлении или Подразделении, наименование субъекта Российской Федерации, в котором находится Управление или Подразделение;
2) инвентарный номер Документа государственного фонда данных;
3) информацию о типе Документа государственного фонда данных (номер раздела, номер подраздела, статья документации и вид документации);
4) наименование Документа государственного фонда данных;
5) наименование объекта;
6) год создания Документа государственного фонда данных;
7) номер акта об уничтожении Документа государственного фонда данных;
8) дата подписания акта;
9) состав комиссии;
10) фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего акт.
Отчет о Документах государственного фонда данных, переданных в другие Управления или Подразделения, содержит аналогичную информацию по каждому Документу государственного фонда данных, но дополнительно сопровождается сведениями об Управлении или Подразделении, которым передаются документы.