9.3.2. Приемка ЦКП при передаче ее на хранение
Передача материалов в Фонд ЦТК оформляют актом приема-передачи ЦТК (Приложение 13), который подготавливает предприятие-изготовитель. Все передаваемые материалы и акт должны быть проконтролированы и заверены подписями ответственных должностных лиц.
При неполном комплекте передаваемых материалов руководитель Фонда лично или с помощью других специалистов определяет, достаточен ли комплект для проведения входного контроля. При отрицательном решении по поводу конкретного НЛ ЦК на него составляют рекламацию, а его номенклатуру заносят в рекламационный лист для отправки изготовителю. Сведения об этом передают в Роскартографию. При положительном решении, а также в случае полного комплекта материалы передают на входной контроль Фонда.
После завершения входного контроля НЛ ЦК принимается решение о помещении данного листа на постоянное хранение или включение данной номенклатуры в рекламационный акт и оставлении листа на временном хранении.
После приемки материалов на хранение акт приема-передачи дооформляют сотрудники Фонда. Первый экземпляр акта хранится в Фонде, второй и третий экземпляры акта направляют на предприятие-изготовитель и в Роскартографию.
В процессе приема-передачи ЦКП собирают данные для отчетов с анализом качества ЦК, включающих сводку типовых ошибок, которые возникают в процессе создания ЦКП.
При проведении ревизии материалов, хранимых в Фонде ЦТК, по ее результатам составляют акт (Приложение 14), в котором дают оценку сохранности материалов и документов, перечень возникших в процессе хранения искажений или разрушений информации, анализ причин возникновения искажений и предложения по их устранению.
Выводы акта ревизии о состоянии сохранности информации заносятся в журнал учета ревизии, который является рабочим документом Фонда.