33. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения
33.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в суды, а также подготовленные в судах несекретные документы, ограничения на распространение которых и особые требования в работе с которыми диктуются служебной необходимостью либо законодательством Российской Федерации.
33.2. Ответственность за организацию работы с документами ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности и использования возлагается на руководителей судебных составов и структурных подразделений.
33.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий), работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства суда.
33.4. На документах, содержащих информацию ограниченного распространения, подготовленных в суде, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Необходимость такой пометки определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.
33.5. Прием и регистрация поступающих в суд документов с пометкой "Для служебного пользования" производится подразделением делопроизводства суда в САС или САД наряду с несекретными документами. Передача документов судьям, помощникам судей и работникам суда осуществляется под расписку в реестре.
33.6. Печатание, копирование и сканирование проектов документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится лицом, на которое руководством структурного подразделения возложена такая обязанность.
33.7. Отправка указанных документов производится экспедицией подразделения делопроизводства заказными почтовыми отправлениями с уведомлением о получении либо фельдъегерской или специальной связью.
33.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются специалистом делопроизводства подразделения в дела по номенклатуре вместе с несекретными документами. На обложке такого дела проставляется пометка "Для служебного пользования"
33.9. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования" производится по акту, составленному руководителем подразделения делопроизводства, специалистом делопроизводства подразделения. Дела и документы, подлежащие уничтожению, передаются в службу материально-технического обеспечения суда. Акт подшивается в дело по номенклатуре подразделения, копия акта направляется в подразделение делопроизводства.
33.10. На обложке судебного дела, в материалах которого имеются документы с пометкой "Для служебного пользования", проставляется пометка "Для служебного пользования" Акт на уничтожение таких дел, сданных на хранение в архив, составляется работником (руководителем) архива и хранится в архиве.
33.11. Ознакомление работников подразделений с делами и документами с пометкой "Для служебного пользования", находящимися на архивном хранении, по их заявкам об ознакомлении с документом, осуществляется на основании (визы) руководства суда (председателя судебного состава; судьи, председательствовавшего в судебном заседании по делу, в материалах которого имеются документы с пометкой "Для служебного пользования"; или руководителя подразделения, готовившего документ).
33.12. Не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов с пометкой "Для служебного пользования" в судебных составах и подразделениях суда. Для проверки создается комиссия, состав которой определяется руководством суда. Результаты проверки оформляются актом (приложение N 40), который передается в секретариат председателя суда. Копия акта передается в подразделение делопроизводства. В архиве суда проверка таких дел и документов проводится комиссией не реже одного раза в 5 лет.
33.13. В случае утраты указанных дел и документов, разглашения информации ограниченного распространения руководитель подразделения составляет соответствующий акт, информирует об этом руководство суда, проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководству суда.
33.14. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится лицом, подписавшим документ и определившим необходимость отнесения имеющихся в нем сведений к сведениям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
При снятии такой пометки на документах и делах, в учетных формах делаются соответствующие отметки.