3.4. Регистрация входящих документов
3.4.1. Документы, поступившие на имя Руководителя, заместителей Руководителя, в адрес Службы и структурных подразделений Службы, регистрируются отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий в день поступления.
Входящие документы, поступившие в структурные подразделения по факсимильной связи или доставленные нарочным, подлежат незамедлительной передаче в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий для регистрации в установленном порядке.
Иностранная корреспонденция (на иностранном языке), поступившая на имя Руководителя, заместителей Руководителя, регистрируется в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий; в поле содержания документа указывается "Иностранная корреспонденция без перевода"; и передается на рассмотрение заместителю Руководителя, ответственному за международное сотрудничество.
Документы, поступившие в Службу с отметками "Срочно", "Весьма срочно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
3.4.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Электронная регистрационная карточка имеет следующие реквизиты:
вид документа;
гриф (пометка о конфиденциальности) ограничения доступа к документу;
экз. N;
корреспондент (адресант) - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;
номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;
дата документа - проставляется число, присвоенное организацией - автором документа;
подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;
содержание - включает в себя краткое содержание документа, которое должно отвечать на вопрос: о чем документ?;
состав - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п. приложения;
количество экземпляров;
рубрики;
примечание.
3.4.3. К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы следующих документов:
с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные <1>;
нотариально заверенные документы, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;
объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.).
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 27.07.2010).
В электронную регистрационную карточку вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.
3.4.4. Регистрационный штамп печатается на оборотной стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее левой нижней части и содержит сокращенное наименование Службы, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения.